Organiser un événement, c'est d'abord une suite de décisions à prendre dans le bon ordre. Voici les étapes à parcourir, de l'idée au jour J, pour éviter les erreurs que l'on paie cher. Le guide s'adresse aussi bien à une association de Jacmel qui prépare un gala qu'à un collectif de Port-au-Prince qui lance sa première soirée.
1. Définir l'événement sur une page
Avant de chercher un lieu ou des artistes, répondez par écrit à ces questions :
- Quel est le public visé : étudiants, familles, amateurs d'un genre musical, professionnels ?
- Combien de personnes pouvez-vous raisonnablement accueillir ?
- Quel est l'objectif : un bénéfice, de la visibilité, une cause à soutenir ?
- Quelle date, quelle heure de début, et surtout quelle heure de fin ?
Un événement sans public précis est un événement difficile à vendre.
2. Construire un budget réaliste
Listez tous les postes de dépense : location du lieu, sonorisation, artistes, sécurité, électricité ou groupe électrogène, communication, personnel, assurance si vous en prenez une, et frais de billetterie. Ajoutez une marge pour les imprévus. Calculez ensuite le nombre de billets à vendre pour couvrir vos coûts : c'est votre seuil de rentabilité. Nous détaillons cette étape dans l'article sur la fixation du prix des billets.
3. Choisir le lieu et la date
Vérifiez la capacité réelle, l'accès routier, le stationnement, l'éclairage et les sorties de secours. Visitez le lieu à l'heure où l'événement aura lieu. Évitez les dates qui concurrencent un autre gros événement ou une période où votre public est peu disponible, comme les semaines de rentrée ou d'examens.
4. Régler la sécurité et les autorisations
Renseignez-vous auprès des autorités locales sur les autorisations nécessaires pour votre type d'événement et votre lieu. Prévoyez :
- une équipe de sécurité identifiable ;
- un point de premiers secours ;
- un plan d'évacuation connu de toute l'équipe ;
- un accès dégagé pour les véhicules d'urgence.
5. Créer l'événement sur la billetterie
Un compte organisateur se demande depuis « Créer mon organisation », avec vos informations et une pièce d'identité. Une fois validé, vous publiez vos événements et encaissez directement. Pour chaque événement, soignez :
- le titre et la description, avec le programme, les horaires et les conditions d'accès ;
- l'affiche, lisible sur un petit écran de téléphone ;
- la tenue demandée et l'âge minimum, qui s'affichent sur la fiche ;
- les catégories de billets : entrée simple, VIP, tables ;
- les options : paliers de prix, codes promo, liste d'attente quand une catégorie est complète.
Vous choisissez aussi qui supporte le frais de service : il est ajouté au prix payé par l'acheteur, ou pris sur votre prix si vous préférez afficher un tarif tout compris.
6. Préparer l'équipe de contrôle
Ajoutez vos collaborateurs depuis « Mon équipe » et donnez à chacun le rôle qui lui correspond : caissier, scanneur, etc. Chacun n'a accès qu'à son rôle, jamais à votre compte complet. Faites un essai de scan avec un vrai billet avant le jour J.
Bon à savoir : le scan continue de fonctionner en cas de coupure du réseau. Il bascule automatiquement hors ligne, et les billets scannés sont validés dès que la connexion revient.
7. Communiquer tôt et souvent
Annoncez tôt, répétez souvent. Utilisez vos réseaux sociaux, les groupes de discussion, les affiches et la radio locale. Chaque message doit contenir la date, le lieu, les tarifs et le lien pour acheter. Si votre formule le permet, vous pouvez aussi demander la mise en avant de l'événement sur le site, avec un ciblage par ville.
8. Préparer le jour J
- Répartissez les rôles : accueil, contrôle, scène, sécurité, logistique.
- Faites une répétition avec toute l'équipe.
- Imprimez la liste des contacts d'urgence.
- Prévoyez un plan B pour l'électricité et pour la pluie si l'événement est en plein air.
9. Après l'événement
Remerciez le public, publiez des photos et relevez ce qui a bien marché. Depuis votre espace, retrouvez vos statistiques de vente et le journal de trésorerie de l'événement. Le solde de vos ventes de billets se retire vers MonCash, NatCash ou votre Wallet UPay, dès qu'il est disponible.
Les imprévus à anticiper
Si vous devez reporter. Signalez le report dans votre espace : les acheteurs sont notifiés, et ils disposent d'une fenêtre pour demander un remboursement si la nouvelle date ne leur convient pas.
Si vous devez annuler. L'annulation d'un événement rembourse automatiquement les billets payés et non scannés, à condition que votre solde de ventes couvre ces remboursements. UPay n'avance jamais de fonds pour un organisateur.
Si une catégorie part trop vite. Ouvrez une catégorie supplémentaire ou augmentez les quantités, si votre lieu le permet.
Questions fréquentes
Combien coûte l'inscription comme organisateur ? Il existe une formule Basic gratuite, ainsi que des formules Standard et Premium. Le détail est visible au moment de l'inscription.
Puis-je vendre sur place le jour de l'événement ? Oui, un mode guichet existe pour vendre sur place.
Où trouver plus d'informations ? Sur la page organisateurs et dans la FAQ.
Passer à l'action
Vous avez une idée d'événement ? Commencez par la page des organisateurs, puis publiez votre premier événement sur la billetterie.